Secure Chain of Custody
Een controleerbare keten voor afgeschreven IT, van ophalen tot verwerking
Zodra IT-hardware een organisatie verlaat, verschuift de aandacht van opslag naar controle. Op dat moment moet duidelijk blijven waar apparatuur zich bevindt, wie verantwoordelijk is voor de overdracht en hoe iedere stap is vastgelegd.
- Ophalen voltooid
- Transport geverifieerd
- Verwerkingslocatie
- Documentatie beschikbaar
XITAD beheert dit proces binnen één controleerbare chain of custody. Van ophalen tot verwerking wordt iedere overdracht geregistreerd, zodat altijd aantoonbaar blijft waar apparatuur zich bevindt en wie deze onder zich heeft.
Datavernietiging blijft daarbij losgekoppeld van de verkoop. Gegevensdragers worden eerst verwerkt volgens de afgesproken methode en pas daarna vrijgegeven voor verdere verwerking, hergebruik of verkoop.
Controle tijdens fysieke verplaatsing
Zolang apparatuur zich binnen uw eigen omgeving bevindt, zijn verantwoordelijkheden meestal duidelijk. Tijdens transport ontstaat het risico op onduidelijkheid, verlies van controle of ontbrekende documentatie.
Daarom behandelt XITAD transport niet als een logistieke stap, maar als onderdeel van een gecontroleerd proces. Iedere overdracht wordt vastgelegd en blijft inzichtelijk binnen één omgeving.
Beveiligd transportproces
Transport verloopt via een beveiligd proces dat kan worden ingericht volgens erkende beveiligingsstandaarden, waaronder TAPA TSR-1 waar vereist.
Afhankelijk van de projectvereisten kunnen aanvullende maatregelen worden toegepast, zoals beveiligde voertuigen, routebeheer en gecontroleerde overdrachtsprocedures. Iedere stap wordt geregistreerd als onderdeel van de chain of custody.
Verzegeling en gecontroleerde overdracht
Hardware en gegevensdragers kunnen verzegeld worden verpakt voordat zij het pand verlaten.
Bij ontvangst wordt gecontroleerd of de verzegeling intact is gebleven en wordt de overdracht geregistreerd. Hierdoor blijft zichtbaar wanneer een zending is overgedragen, ontvangen en verwerkt.
Tracking en statusregistratie
Vanaf het moment van ophalen wordt iedere statuswijziging vastgelegd binnen het platform.
Afhankelijk van de projectvereisten kunnen transporten worden gevolgd via GPS-tracking en aanvullende monitoring. Hierdoor blijft inzichtelijk waar apparatuur zich bevindt en wanneer een volgende processtap is uitgevoerd.
Bewijs per overdracht
Een chain of custody is alleen waardevol wanneer iedere schakel aantoonbaar is.
Daarom wordt per overdracht vastgelegd wie verantwoordelijk was voor de apparatuur, wanneer de overdracht plaatsvond en welke vervolgstap is uitgevoerd. Deze informatie vormt samen een controleerbaar bewijsspoor voor interne controles, audits en compliance-doeleinden.
Afgestemd op omvang en gevoeligheid
Niet iedere afvoer vraagt om dezelfde aanpak.
Een beperkte werkplekvervanging stelt andere eisen dan een datacenter-ontruiming of de verwerking van bedrijfskritische systemen. Daarom wordt het transportproces afgestemd op de omvang van het project, de gevoeligheid van de apparatuur en de overeengekomen beveiligingsvereisten.
Volledige documentatie
Na afronding ontvangt u de relevante documentatie, waaronder overdrachtsregistraties, transportinformatie, certificaten en projectrapportages.
Hierdoor blijft aantoonbaar hoe apparatuur is verwerkt, welke beveiligingsmaatregelen zijn toegepast en hoe de chain of custody gedurende het traject is beheerd.
- Chain of custody-rapport
- Overdrachtsregistraties
- Certificaten
- Auditdocumentatie
Veelgestelde vragen over de chain of custody
Hoe wordt het transport beveiligd?
Transport verloopt via een beveiligd proces dat kan worden ingericht volgens erkende beveiligingsstandaarden, waaronder TAPA TSR-1 waar vereist. Afhankelijk van het project kunnen beveiligde voertuigen, routebeheer en gecontroleerde overdrachtsprocedures worden toegepast, en wordt iedere overdracht geregistreerd.
Wat is een chain of custody?
Een chain of custody is een sluitende registratie van iedere overdracht: wie de apparatuur onder zich had, wanneer de overdracht plaatsvond en welke vervolgstap is uitgevoerd. Zo blijft van ophalen tot verwerking aantoonbaar waar apparatuur zich bevindt en wie verantwoordelijk is.
Welke documentatie ontvang ik?
Na afronding ontvangt u de relevante documentatie, waaronder overdrachtsregistraties, transportinformatie, certificaten en projectrapportages. Daarmee blijft aantoonbaar hoe apparatuur is verwerkt en hoe de chain of custody is beheerd.
Wat houdt TAPA TSR-1 in?
TAPA TSR-1 is een erkende beveiligingsstandaard voor beveiligd transport van waardevolle goederen. Waar het project dit vereist, kan het transportproces volgens deze standaard worden ingericht.
Kan transport worden gevolgd via GPS?
Ja, afhankelijk van de projectvereisten. Transporten kunnen worden gevolgd via GPS-tracking en aanvullende monitoring, zodat inzichtelijk blijft waar apparatuur zich bevindt en wanneer een volgende processtap is uitgevoerd.
Wanneer wordt datavernietiging uitgevoerd?
Datavernietiging blijft losgekoppeld van de verkoop. Gegevensdragers worden eerst verwerkt volgens de afgesproken methode en pas daarna vrijgegeven voor verdere verwerking, hergebruik of verkoop.
Behoud controle, ook nadat hardware uw pand verlaat
Van ophalen tot verwerking wordt iedere overdracht vastgelegd binnen één controleerbaar proces.