Audit-documentatie
Eén controleerbaar dossier voor iedere IT-uitfasering
Een IT-uitfasering is pas afgerond wanneer deze aantoonbaar is vastgelegd.
- Datavernietigingscertificaten
- 248
- Overdrachtsregistraties
- 248
- Chain of custody
- Compleet
- ESG-rapport
- Inbegrepen
Datavernietiging, transport, verwerking en eindbestemming leveren allemaal documentatie op die nodig kan zijn voor audits, compliance-verplichtingen en interne controles. XITAD bundelt deze informatie binnen één projectdossier, zodat bewijsstukken niet verspreid raken over verschillende systemen, mailboxen en leveranciers.
Hierdoor blijft inzichtelijk wat er is verwerkt, welke methode is toegepast en welke documentatie daarbij hoort.
Bewijs ontstaat tijdens het proces
Documentatie wordt niet achteraf samengesteld.
Iedere stap binnen het proces wordt geregistreerd op het moment dat deze plaatsvindt. Certificaten, overdrachten en statuswijzigingen worden direct gekoppeld aan het betreffende project en blijven centraal beschikbaar binnen het platform.
Hierdoor ontstaat een controleerbaar dossier dat gedurende het project wordt opgebouwd.
Certificaten per gegevensdrager
Voor gegevensdragers die worden verwerkt volgens de afgesproken methode wordt de relevante documentatie vastgelegd.
Afhankelijk van het project kan dit bestaan uit wiscertificaten, vernietigingscertificaten en aanvullende auditinformatie. Deze documentatie wordt gekoppeld aan de betreffende gegevensdrager en centraal opgeslagen binnen het projectdossier.
Hierdoor blijft aantoonbaar welke methode is toegepast en wanneer de verwerking heeft plaatsgevonden.
- Serienummer
- Sanitisatiemethode
- Certificaat
- Verificatie
- Tijdstempel
Vernietigingscertificaten
Wanneer fysieke vernietiging wordt toegepast, vormt het vernietigingscertificaat de formele bevestiging van verwerking.
Deze documentatie maakt inzichtelijk welke gegevensdragers zijn vernietigd, wanneer dit heeft plaatsgevonden en binnen welk project de verwerking is uitgevoerd.
Ook deze informatie blijft onderdeel van het centrale dossier.
Chain of Custody-documentatie
Naast datavernietiging wordt ook iedere overdracht binnen het proces geregistreerd.
Van ophalen en transport tot verwerking en afronding worden statuswijzigingen vastgelegd als onderdeel van de chain of custody. Hierdoor blijft inzichtelijk wanneer apparatuur is overgedragen, ontvangen en verwerkt.
Samen vormen deze registraties een controleerbare documentatieketen.
ESG- en projectrapportages
Naast operationele documentatie kan het dossier aanvullende rapportages bevatten.
Afhankelijk van het project kunnen ESG-rapportages, verwerkingsrapportages en projectoverzichten worden toegevoegd. Hierdoor blijven duurzaamheidsgegevens, verwerking en compliance-documentatie beschikbaar vanuit één centrale bron.
- ESG-rapport
- Verwerkingsrapport
- Projectsamenvatting
- Auditdocumentatie
Eén dossier per project
Alle documentatie wordt samengebracht binnen één omgeving.
Afhankelijk van het project kan het dossier bestaan uit:
Datavernietigingscertificaten
Vernietigingscertificaten
Chain of Custody-documentatie
Verwerkingsrapportages
ESG-rapportages
Projectdocumentatie
Hierdoor blijft de volledige bewijslast centraal beschikbaar voor auditors, compliance-teams en interne stakeholders.
- ├Datavernietigingscertificaten
- ├Vernietigingscertificaten
- ├Chain of custody
- ├ESG-rapportage
- ├Verwerkingsrapportages
- └Projectdocumentatie
Download & audit-gereedheid
Veelgestelde vragen over audit-documentatie
Welke documentatie ontvang ik na afloop?
Afhankelijk van het project ontvangt u datavernietigingscertificaten, vernietigingscertificaten, chain of custody-documentatie, verwerkingsrapportages, ESG-rapportages en projectdocumentatie, samengebracht binnen één projectdossier.
Hoe blijft de chain of custody aantoonbaar?
Iedere overdracht, van ophalen en transport tot verwerking en afronding, wordt als statuswijziging vastgelegd binnen de chain of custody. Samen vormen deze registraties een controleerbare documentatieketen.
Waar worden certificaten opgeslagen?
Certificaten worden gekoppeld aan de betreffende gegevensdrager en centraal opgeslagen binnen het projectdossier op het platform, zodat ze niet verspreid raken over verschillende systemen, mailboxen en leveranciers.
Kan ik projectdocumentatie centraal downloaden?
Ja. Alle documentatie wordt samengebracht binnen één omgeving, zodat het projectdossier centraal beschikbaar is voor auditors, compliance-teams en interne stakeholders.
Welke ESG-gegevens zijn beschikbaar?
Afhankelijk van het project kunnen ESG-rapportages aan het dossier worden toegevoegd, zodat duurzaamheidsgegevens beschikbaar blijven vanuit dezelfde centrale bron als de overige documentatie.
Hoe ondersteunt dit audits en compliance-controles?
Doordat certificaten, overdrachten, rapportages en statuswijzigingen tijdens het proces worden vastgelegd en gebundeld, blijft de volledige bewijslast herleidbaar en centraal beschikbaar voor audits en compliance-controles.
Documentatie die verder gaat dan certificaten
Bundel datavernietiging, chain of custody, ESG-rapportages en projectdocumentatie binnen één controleerbaar dossier.