Audit-documentatie
Audit-documentatie voor IT-uitfasering: één sluitend bewijsdossier per project
Een uitfasering is pas afgerond als u het kunt aantonen. Auditors en toezichthouders nemen geen genoegen met de belofte dat hardware netjes is verwerkt; ze willen het bewijs zien. XITAD bundelt dat bewijs per project tot één audit-ready compliancedossier: een wis-certificaat per datadrager, de vernietigingscertificaten, het chain-of-custody-verslag per statusovergang en het ESG-rapport. Alles komt centraal samen in het platform, klaar om te downloaden.
Het bewijs ontstaat onderweg, niet achteraf. Het platform legt elke stap vast op het moment dat die plaatsvindt en koppelt het certificaat aan de bijbehorende statusovergang. Zo houdt u de regie en de bewijslast in één omgeving, zonder handmatig speurwerk door losse mailboxen en mappen.
De bewijslast ligt bij u
Bij een datalek, een audit of een interne controle moet u aantonen dat afgeschreven hardware aantoonbaar en conform is verwerkt. Een aanname volstaat dan niet. Zonder sluitend audit-dossier draagt u het bewijsrisico zelf, terwijl de gegevens van uw organisatie en die van uw klanten op het spel staan. XITAD draait dat om: elke verwerkte datadrager en elke statusovergang levert een vastgelegd bewijsstuk op.
Wis-certificaat per datadrager
Voor elke gewiste datadrager legt het platform een wis-certificaat (zoals Blancco) en een auditrapport vast, met de toegepaste NIST 800-88-methode (Clear, Purge of fysieke vernietiging). Bij upload worden die documenten automatisch ontdaan van vreemde metadata en gebundeld in uw dossier. Zo vindt uw auditor per apparaat terug welke methode is toegepast en dat de wis daadwerkelijk is geverifieerd.
Vernietigingscertificaten als sluitstuk
Voor datadragers en defecte media die fysiek worden vernietigd in plaats van gewist, vormt het vernietigingscertificaat het sluitstuk van de keten. Het documenteert dat het medium definitief is vernietigd, niet hergebruikt. Datavernietiging staat volledig los van de verkoop: hardware wordt eerst data-vrij gemaakt en gecertificeerd, en pas daarna krijgt een koper toegang. Het certificaat bewijst die volgorde achteraf.
Chain of custody per statusovergang
Het platform legt elke statusovergang vast, van ophalen en transport tot datavernietiging en eindverwerking. Elke overgang krijgt een tijdstempel en, waar van toepassing, het bijbehorende certificaat. Daarmee ontstaat een aaneengesloten chain-of-custody-verslag dat per apparaat herleidbaar maakt wat ermee is gebeurd en wanneer. Geen gat in de keten dat u achteraf moet zien te dichten.
ESG-rapport in hetzelfde dossier
Naast de dataketen levert het dossier de duurzaamheidsdata die uw rapportageverplichting vraagt. Per project zijn de vermeden Scope 3 CO2-emissies en de grondstoffenterugwinning beschikbaar, klaar voor uw CSRD-rapportage en jaarverslag. Compliance en duurzaamheid komen zo uit dezelfde bron, zonder dat u die data later los moet zien te reconstrueren.
Eén downloadbaar dossier per project
Het platform verzamelt de wis-certificaten per datadrager, de vernietigingscertificaten, het chain-of-custody-verslag en het ESG-rapport tot één samenhangend, audit-ready dossier per project. Het staat centraal in uw portal, direct te downloaden voor uw auditor, toezichthouder of finance-afdeling. Geen losse rapportagetools en geen handmatig verzamelwerk: de volledige bewijslast komt in één omgeving samen.
Veelgestelde vragen
over audit-documentatie
Welke bewijsstukken zitten in het dossier?
Per project bundelt het platform een wis-certificaat per datadrager (volgens NIST 800-88), de vernietigingscertificaten voor fysiek vernietigde media, het chain-of-custody-verslag per statusovergang en het ESG-rapport. Alles is herleidbaar tot het betreffende apparaat en de bijbehorende stap.
Hoe blijft de keten van ophalen tot vernietiging aantoonbaar?
Het platform legt elke statusovergang vast op het moment dat die plaatsvindt, met tijdstempel en, waar van toepassing, het bijbehorende certificaat. Zo ontstaat een aaneengesloten chain-of-custody-verslag van uw pand tot definitieve verwerking, zonder gaten die u achteraf moet dichten.
Krijgen kopers de hardware voordat de data is gewist?
Nee. Datavernietiging staat volledig los van de verkoop. Hardware wordt eerst data-vrij gemaakt en gecertificeerd; pas na die klaring krijgt een koper toegang. Het wis- of vernietigingscertificaat in het dossier bewijst die volgorde achteraf.
Kan ik het dossier centraal downloaden en in mijn eigen audit gebruiken?
Ja. De wis-certificaten, vernietigingscertificaten, het chain-of-custody-verslag en het ESG-rapport staan gebundeld als één audit-ready dossier per project in uw portal, klaar om te downloaden voor uw auditor, toezichthouder of finance-afdeling.
Neem geen genoegen met minder bewijs.
Uw IT-afvoer is pas voltooid als het audittrail sluitend is. Ontdek de kracht van realtime, onweerlegbare certificering.