Algemene Voorwaarden

1. Toepasselijkheid en begrippen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, en diensten geleverd door Circularmonster B.V., ingeschreven in het handelsregister onder nummer 89759192 en handelend onder de naam XITAD ("XITAD") aan haar zakelijke opdrachtgevers ("Klant"). Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend bindend indien deze schriftelijk door de directie van XITAD zijn bevestigd. XITAD levert uitsluitend B2B-diensten; consumentenwetgeving is uitgesloten.

In deze voorwaarden betekent Klant de partij die apparatuur aanbiedt of een dienst afneemt, en Koper de partij die via het platform een partij apparatuur verwerft. Een partij kan in het ene project Klant zijn en in het andere Koper; de voorwaarden gelden dan telkens voor de rol die zij in dat project vervult.

2. De rol van XITAD

XITAD werkt langs twee routes. Welke route geldt, blijkt uit het project en uit de documenten die u daarbij ontvangt.

• Bemiddeling: wij nemen de afvoer van de apparatuur op ons en brengen de Klant in contact met verwerkende en kopende partijen. De overeenkomst tot verkoop komt tot stand tussen Klant en Koper; wij regisseren het proces, de documenten en de afwikkeling.
• Handel voor eigen rekening: wij kopen de partij zelf van de Klant en verkopen haar door. In dat geval zijn wij zelf de wederpartij, zowel bij de inkoop als bij de verkoop, en draagt XITAD het risico van die doorverkoop.
• Wat in beide gevallen geldt: de prijs die met de Klant is afgesproken staat vast op het moment van gunning en verandert niet door wat wij er later voor ontvangen, behoudens een afwijking die volgens artikel 8 tijdig is gemeld.

3. Verantwoordelijkheden van de Klant

XITAD kan haar werk alleen doen op basis van wat de Klant aanlevert en garandeert.

• Informatieplicht Klant: De Klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van accurate, geanonimiseerde hardwarelijsten (CMDB-exports). XITAD baseert prognoses en logistieke planningen op deze data.
• Data-verantwoordelijkheid voorafgaand aan overdracht: Tot het moment van fysieke overdracht aan de door XITAD aangewezen logistieke partner, blijft de Klant volledig verantwoordelijk voor de fysieke en digitale beveiliging van de assets.
• Sanitatie en vernietiging: datadragers worden verwerkt conform de normering die voor het project is overeengekomen, standaard NIST 800-88 (Clear, Purge of Destroy). Wij schakelen daarvoor partijen in die wij op hun werkwijze en certificering selecteren en die zich vooraf tot geheimhouding verbinden. Is voor een project geen wisopdracht overeengekomen, dan vindt geen datavernietiging door of namens XITAD plaats.
• Eigendom en beschikkingsbevoegdheid: De Klant garandeert dat hij eigenaar is van de aangeboden apparatuur, dan wel anderszins bevoegd is daarover te beschikken, en vrijwaart XITAD voor aanspraken van derden. Apparatuur die is geleased, gefinancierd of anderszins eigendom van een derde is, mag niet ter verkoop worden aangeboden; de Klant meldt dit vooraf, zodat uitsluitend verwerking of teruggave aan de rechthebbende wordt ingepland.

4. Hoe een overeenkomst tot stand komt

Het platform brengt vraag en aanbod bij elkaar. Dat gebeurt in stappen, en pas de laatste stap bindt.

• Uitnodiging: XITAD nodigt geselecteerde partijen uit om een partij te bekijken en een bod uit te brengen. Een uitnodiging en de daarbij getoonde gegevens zijn geen aanbod en scheppen geen verplichting.
• Bod: een bod is een onherroepelijk aanbod van de Koper dat geldig blijft tot het is aanvaard, afgewezen of ingetrokken vóór aanvaarding. Aan een indicatie uit de IT-Restwaardescan kunnen geen rechten worden ontleend.
• Gunning: de overeenkomst komt tot stand op het moment dat XITAD een bod aanvaardt en dat schriftelijk of via het platform bevestigt. Tot dat moment is XITAD vrij een bod niet te aanvaarden, ook het hoogste, zonder dat daarvoor een reden hoeft te worden gegeven.

5. Prijs, betaling en het aanhouden van gelden

De Koper voldoet het volledige bedrag voordat de apparatuur wordt vrijgegeven voor transport, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Dat bedrag wordt ontvangen op een rekening die XITAD daarvoor aanhoudt en wordt niet aangewend voor de eigen bedrijfsvoering; het blijft bestemd voor de afwikkeling van het betreffende project.

Uitbetaling aan de Klant vindt plaats nadat de partij door de Koper is aanvaard, of nadat de termijn uit artikel 8 is verstreken. De vergoeding van XITAD wordt per project vastgelegd en blijkt uit de opdrachtbevestiging of uit de gunning; zij wordt bij de afrekening verrekend.

Bij een kostenopdracht, waarbij de Klant voor de verwerking betaalt in plaats van ontvangt, geldt dit artikel omgekeerd en houdt XITAD geen gelden aan.

6. Facturatie

In beginsel factureert elke partij zelf. Is uitdrukkelijk overeengekomen dat XITAD namens de Klant factureert (self-billing), dan maakt XITAD die factuur op en stelt haar aan de Klant ter beschikking. De Klant kan binnen veertien dagen na ontvangst gemotiveerd bezwaar maken; blijft dat uit, dan geldt de factuur als door hem uitgereikt en aanvaard. De Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van zijn eigen btw-gegevens.

7. Waardebepaling, eigendom, risico en transport

Schattingen uit de XITAD IT-Restwaardescan zijn indicatief en gebaseerd op actuele marktdata. De definitieve waarde wordt vastgesteld na fysieke ontvangst en controle.

Eigendomsvoorbehoud. De eigendom van de apparatuur gaat over op de Koper op het laatste van twee momenten: de bevestigde overdracht, of de volledige betaling van al wat hij ter zake verschuldigd is. Tot dat moment blijft de apparatuur eigendom van de Klant, dan wel van XITAD waar XITAD voor eigen rekening handelt.

Risico. Het risico gaat wél over op het moment van de bevestigde overdracht, ook als de eigendom nog niet is overgegaan. Wie de apparatuur onder zich heeft, draagt het risico van verlies en beschadiging; anders zou de ene partij aansprakelijk zijn voor wat er in het magazijn van de andere gebeurt.

Zolang de eigendom nog niet is overgegaan houdt de Koper de apparatuur herkenbaar en voor rekening en risico van zichzelf onder zich, verpandt of bezwaart hij haar niet, en meldt hij beslag, surseance of faillissement onverwijld aan XITAD. Verkoopt of verwerkt hij de apparatuur toch vóór volledige betaling, dan draagt hij bij voorbaat zijn vordering op zijn eigen afnemer over tot het bedrag dat hij aan XITAD verschuldigd is.

Transport, laden en lossen. Wie het vervoer regelt, draagt het risico zolang de apparatuur onderweg is. Haalt of brengt XITAD de apparatuur, dan ligt het transportrisico bij XITAD; komt de Koper zelf halen, dan ligt het bij hem vanaf het moment dat de apparatuur op zijn vervoermiddel staat.

Laden en lossen worden verzorgd door de partij op wiens locatie dat gebeurt, met haar eigen mensen en materieel, tenzij vooraf anders is afgesproken. Laden bij het ophalen rust dus bij de aanbiedende partij, lossen bij aflevering bij de ontvangende partij.

Verzekering. De partij die het vervoer regelt sluit een goederentransportverzekering die de werkelijke waarde van de partij dekt, van het laden tot het lossen. De wettelijke aansprakelijkheid van een vervoerder is daarvoor niet toereikend: die is begrensd per kilogram, en IT-apparatuur is bij uitstek licht en waardevol.

Schade of vermist raken wordt afgewikkeld via die verzekering, ongeacht bij welke handeling het is ontstaan. Alleen wanneer aantoonbaar is dat het personeel van de andere partij de schade heeft veroorzaakt, komt zij voor rekening van die partij en van haar aansprakelijkheidsverzekering.

Partijen leggen bij de overdracht de staat en de aantallen vast, met foto’s. Dat is wat een verzekeraar nodig heeft, en het is de enige vastlegging waarop een melding binnen de termijn van artikel 8 kan steunen.

De aanbiedende partij zorgt dat de apparatuur op het afgesproken moment gereed staat, deugdelijk verpakt en gestapeld, en dat de locatie bereikbaar is voor het afgesproken vervoermiddel. Wachttijd of een vergeefse rit die daardoor ontstaat, komt voor haar rekening.

Tot het moment van overdracht blijft de Klant verantwoordelijk voor de beveiliging van de gegevens op de apparatuur, zoals beschreven in artikel 3.

8. Controle en aanvaarding door de Koper

De Koper controleert een ontvangen partij binnen een vaste termijn. Zonder zo’n termijn blijft een transactie onbepaalde tijd open staan en kan niet worden afgerekend. Er gelden drie termijnen, omdat zij verschillende dingen beschermen.

• Transportschade en verschillen in aantallen: 2 werkdagen. Zichtbare schade aan de verpakking of de apparatuur, en een verschil tussen het geleverde en de omschreven aantallen, meldt de Koper binnen twee werkdagen na ontvangst, voorzien van foto’s. Wordt dat later gemeld, dan is niet meer vast te stellen wanneer en bij wie het is ontstaan en komt het voor rekening van de Koper.
• Inhoudelijke controle: 10 werkdagen, of 30 werkdagen bij verwerking. Voor een partij die wordt doorverkocht bedraagt de termijn tien werkdagen. Voert de Koper zelf de datavernietiging of verwerking uit, dan bedraagt de termijn dertig werkdagen, omdat elk apparaat dan afzonderlijk wordt uitgelezen en behandeld. De termijn vangt in beide gevallen aan op het moment dat de overdracht in het platform is bevestigd, hetzij bij ophalen bij de Klant, hetzij bij aflevering door XITAD. De Koper ontvangt daarvan bericht met de datum waarop de termijn verstrijkt, en één herinnering halverwege.
• Aanvaarding bij uitblijven van bericht. Meldt de Koper binnen de van toepassing zijnde termijn niets, dan geldt de partij als aanvaard in de staat waarin zij is geleverd en gaat XITAD over tot afrekening. Een melding na het verstrijken van de termijn laat die afrekening onverlet. Een melding wordt gedaan via het platform, onder opgave van de aard van de afwijking en het bedrag dat de Koper in plaats daarvan voorstelt. Partijen wijken hiermee, zoals tussen ondernemers is toegestaan, uitdrukkelijk af van de termijn die anders als bekwame tijd zou gelden.

9. Overige verplichtingen van de Koper

Naast betaling en tijdige controle rusten op de Koper de volgende verplichtingen:

• Uitvoerbewijs bij het nultarief: wordt een partij geleverd tegen nul procent btw omdat zij de Europese Unie verlaat, dan levert de Koper het bewijs van die uitvoer binnen dertig dagen na de overdracht aan. Blijft dat bewijs uit, dan is XITAD gerechtigd de btw alsnog in rekening te brengen; die is dan door de Koper verschuldigd.
• Verwerking en bestemming: de Koper verwerkt de apparatuur in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake afvalstoffen en gegevensbescherming, en verstrekt op verzoek de documenten die XITAD nodig heeft om haar eigen verplichtingen jegens de Klant na te komen.

10. Verwerking van persoonsgegevens

Aangeleverde inventarislijsten bevatten soms gegevens die tot personen herleidbaar zijn, zoals gebruikersnamen of afdelingen. Voor zover XITAD die gegevens verwerkt, doet zij dat als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, namens de Klant als verwerkingsverantwoordelijke. Op die verwerking is de verwerkersovereenkomst van XITAD van toepassing, die deel uitmaakt van deze overeenkomst en op verzoek ondertekend wordt verstrekt. Welke partijen XITAD daarbij inschakelt staat in de privacyverklaring.

11. Aansprakelijkheid

Gezien de aard van de dienstverlening is de aansprakelijkheid van XITAD strikt gelimiteerd:

• XITAD is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van bewuste roekeloosheid of opzet door XITAD's directie of leidinggevenden.
• Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie, is te allen tijde volledig uitgesloten.
• De totale maximale aansprakelijkheid van XITAD per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering van XITAD in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd, dan wel tot maximaal de factuurwaarde van de specifieke dienstverlening.

12. Overmacht

XITAD is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de Klant indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt (waaronder geopolitieke embargo's die de afzetmarkt beïnvloeden, of grootschalige logistieke verstoringen).

13. Toepasselijk recht en forumkeuze

Op alle rechtsbetrekkingen waarbij XITAD partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze overeenkomst zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.